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【摘 要】本文列举了湖北某电站和北京城市建设规划的具体事例,从中管窥档案在其中发挥的重要作用,对档案的经济效益和社会效益进行思考,用活“死档案”,发挥大效益,为档案的重要作用展开进一步阐释,真正将档案的各类效益发挥出来.
【关键词】档案；经济效益；社会效益
档案者,社会生活的原始记录.档案被视为“插入鞘中的剑”“社会的甲胄”,档案的缺失意味着一段记忆、一段历史的消逝.“忘记过去就意味着背叛”,一个没有过去的民族注定没有未来.据不完全统计,自公元前26世纪至公元1911年间,发生大小战争达3791次,档案不是战争爆发的导火索,但狼烟一起,势必“火炎昆岗,玉石俱焚”,历代努力收集的档案由此付之一炬,势必造成当时及后世的巨大损失.
档案的重要性古已有之,但真正明确其效益却是近现代的研究成果.一般意义上,我们大致可以把档案效益分为经济效益和社会效益,两者相辅相成,互相联系,在各项活动中体现出档案的重要性.
一、档案的经济效益
档案和经济挂钩,简言之,即档案信息资源经过综合利用,成为新的知识体系,为受众所利用,实现自己的价值.某种程度上,档案的经济效益更贴合一纸千金中的“金”,不妨举若干实例加以佐证.
例如,湖北宜昌在某地进行电站施工,有关科技人员由于具有较好的档案意识,充分挖掘相关科技档案中的有效信息,使得各项工程得以提前20个月竣工,为国家节约大量的资金.相反,有些单位则由于档案不齐全,管理混乱,根本无法发挥手中聚宝盆应有的价值.
档案经济效益的实现,综合了档案的历史性,社会需要和利用者等多方面的因素,是需要狠抓的一个环节.但是也不能忽略一个问题,有些档案暂时不能产生经济效益或者经济效益不大,这不代表它永远不能产生好的经济效益.若以此片面地以经济效益的大小来衡量档案的重要与否,会严重影响后续对该档案的保管、利用等方面的工作.
经济效益是衡量档案价值的重要标准,但不是唯一的标准,要合理利用,发挥其最大的潜能.否则,若以经济效益为首要衡量的标准,那么美国人花费大把人力和物力保管的国家精神图腾——羊皮卷版的《独立宣言》,应早就名列销毁清册了.
二、档案的社会效益
相较经济效益而言,档案的社会效益成果更为隐性,但影响深,波及范围广,后续效益大,通常集中体现在行政、文化、法律和教育等方面,其作用不逊于档案的经济效益,有时还会有一纸抵万金的效果.古今中外的学者对此都有共识,明代内阁大学士邱睿在奏议建“皇史宬”档案库的上疏中认为“经籍图书者乃万年百世之事”“今世赖之以知古,后世赖之以知今者也”,应“立为案卷,永远存照”（《明实录》第十二函,《考宗弘治实录》卷63）.美国著名档案学家谢伦伯格认为,档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具,它是政府机构赖以建立的基础.档案的社会效益是独特的,是其他事物不可替代的.
举例来说,北京城建档案馆为北京的城市建设和规划提供了大量原始资料,为建设兼具民族传统、时代精神和中国特色的新北京作出了重要贡献.再如近年来日本右翼势力猖狂,拒不承认当年日本对中国犯下的滔天恶行,此时档案作为最有力的一手资料发挥了巨大作用.1994年,辽宁省档案馆发现了一组日本侵略者自己形成的关于南京大屠杀情况的日文档案、南京档案馆馆藏中崇善堂埋尸档案和南京伪政府档案等几份原始档案记录,有力的驳斥了上述不实言论.
世界上不缺乏美,缺乏的是发现美的眼睛.对档案社会效益的发现亦是如此,需要我们加倍用心去挖掘其潜在价值,将埋藏在深山中的金矿开采出来.
同一份档案的经济效益和社会效益在不同的人看来,其影响是不同的.人们对具体档案价值的认识和把握是需要长期管理和利用实践来实现的,对它的认识越深刻,越具体,就越能全面明确其效益的产生点.然而由于社会对档案的需求千差万别,不同时代的需求又各具特点,即使同一时期的利用也不尽相同,同时档案经济效益和社会效益的发挥还受到利用者的目的、利用环境等因素的制约.因此,檔案发挥其最大效益还有很长一段路要走.
和档案内在的巨大效益相比,对档案的利用还处于瓶颈阶段,这直接影响档案经济效益和社会效益的顺利转化.据报道,2001年陕西省档案馆馆藏档案当年查阅率不到1%,剩余档案都得不到利用.2004年广州市档案馆共接待社会各界人士查阅档案600多人次,按年工作日251日计算,日均查档人次不到3人次.档案是历史的宝贵馈赠,是人类记忆的忠实记录,却面临被束之高阁成为一堆故纸,养在深闺人未识的尴尬处境.而在2012年底,上海开通了覆盖全市208个社区事务的受理中心,通过远程服务系统进行档案查询的受众达3万多人次,此项服务通过有针对性地把握群众查询热点,结合民生,利用各类现代技术,极大地拓展了档案利用服务的时间和空间的范围,丰富了档案利用服务的类型和方式,调动“死档案”中的活信息,实现其价值,以此拉近同大众的距离,让更多人受益其中.
效益在实现的过程中,既不能轻率地以档案的利用多寡和有无来判定其生死,也不能竭泽而渔,牺牲档案的安全,过度开发档案信息.我们要在有效保护档案安全的前提下,合理、有节制地提供利用.让冷宫不冷,让其效益真正实现一纸千金是我们任重而道远的任务.
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参考文献：
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