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档案管理工作中很重要的一项工作就是档案的利用服务,只有充分的利用档案进行有效的服务才能真正的发挥档案管理的作用,在档案利用服务的方式方面有多种方式,本文对档案利用服务的方式进行逐一分析和介绍,并对档案利用服务的方式提出一些建议.
概述.档案管理工作中很重要的一项工作就是档案的利用服务,只有充分的利用档案进行有效的服务才能真正的发挥档案管理的作用,在档案利用服务的方式方面有多种方式,按照不同的划分标准,可以有多种分类方式,按照提供档案信息深度的不同,档案可以分为一次档案文献服务、二次档案文献服务、三次文献档案服务；按照服务设施和方式的不同,可以分为阅览服务、档案的外借、制发档案复制本、档案证明、档案目录、档案展览、档案咨询、信息化环境下档案开发利用等多个方面；按照档案利用服务人员参和程度,可以分为被动式和主动式服务.在实践工作中按照服务设施和方式的不同进行划分,明确档案利用服务的方式的较为常见,因此本文主要对按照服务设施和方式进行划分的服务方式进行分析.
档案利用服务方式的具体方式.档案利用服务方式最为常见的是阅览服务.档案是记载历史事件、历史数据的原始材料,在数量上都是孤本,在内容上都具有一定的密级.在提供档案阅读的方式上主要是在档案馆里进行阅读,在阅览室内阅读档案的优点很多,如由于是在档案馆内进行阅读,有专门的工作人员进行管理,因此在档案的保管、涉密监测、延长档案寿命等方面都更利于档案的管理.同时,在阅览室进行阅览可以提高可使用、可公开档案的利用率和使用率,为更多的使用者、利用者提供有效的查阅服务.此外,对档案的使用者、利用者在阅览室阅读可使用、可公开的档案的情况,工作人员能够及时的掌握并且提供更优质的服务.因此,阅览服务是对不涉及密级的可公开、可使用档案开发、利用最好的一种方式.
档案利用服务方式要求最为严格的是档案的外借.档案一般情况下不允许外借.但是,根据工作需要,尤其是党政机关工作的需要,或者是某些行政部门、 、检察院、法院等需要以原始档案作为证据的时候,不能在阅览室采用阅览方式进行档案利用的时候,就需要采用档案外借的方式.同时,单位内部的档案使用也是一种常见的情况.对于档案的外借有严格的制度规定,无论使用、利用者还是档案管理人员都应当按照《档案法》中规定进行实践操作,严格履行外借手续和程序,遵守档案外借时限规定,对于外借档案交接清楚明了,有登记、审批等手续.对于借出人应告知不得拆散档案或改变档案顺序等技术标准方面的要求.在档案收回时,应认真检查档案是否存在拆散、抽换、涂改、散失、污损等情况,如出现上述情况应及时上报并处理.
档案利用服务方式优势较多的是制发档案复制本.在档案的利用过程中,为保证档案的完整性、安全性、长效性,在档案的利用、使用过程中可以进行档案的复制本,档案的复制本可以分为副本和摘抄本两种.对于档案复制的方法又可以分为手抄、打字、印刷、摄影、复印等多种方式,在档案利用服务方式中制发档案复制本的优势较多,一是方便利用、使用者使用,对于利用使用者可以不到档案馆进行阅览使用,对于需要的档案材料可以用复制本进行利用、使用.二是制发档案复制本提高效率,制发档案复制本可以在同一时间内对同一档案材料进行多人次使用,大大的提高了档案的使用效率.三是制发档案复制本有利于保护原始档案,通过制发档案复制本可以有效的保护原始档案,有利于延长原始档案的寿命.四是制发档案复制本有利于保存原始档案,制发档案复制本由于是多次手抄、打字、印刷、摄影、复印等,即便出现不可抗力的灾害,也能保存原始档案中的内容.
档案利用服务方式最为严谨的职能是档案证明.档案证明是根据党政机关、行政部门的要求,由自然人、相关部门、企事业单位提出申请,在档案馆查找是否存在、是否有效、是否真实的证明过程.在实践中较多的是工龄证明、学历证明、独生子女证明、家庭成员证明等.档案证明必须根据党政机关、团体或个人的申请才能制发.开具档案证明是一件严肃、细致的工作,要求从事这一工作的档案管理人员有高度的责任感和良好的职业操守,忠于档案的原始性,根据原始档案的内容如实的开具证明材料,在某种程度上,档案证明具有一定的法律效力,因此档案利用服务方式最为严谨的职能是档案证明.
此外,档案利用服务方式还有档案目录、档案展览、档案咨询、信息化环境下档案开发利用等多个方面.
建议.对于档案利用服务方式,应根据信息化不断发展的态势进行创新和尝试,一是规范档案利用服务方式的制度,对于档案利用服务方式相关行政管理部门应制定相关的规范制度和促进发展措施,使档案利用服务真正为国民经济和社会发展提供更为全面、有效、实际的服务.二是制定行业标准,对于档案利用服务在服务标准方面应进行细化、标准化,如制发复制本的规格、标准,外借程序、手续的格式化方面进行规范和标准化.三是充分利用信息化技术和手段,在互联网+时代及大数据时代,应将纸介档案数字化,利用信息化技术和手段,不断提升档案保存质量和利用服务内容和方式,最大限度的提高档案利用服务的水平.
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参考文献：
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