论文档案信息化业务外包风险和控制是关于本文可作为档案方面的大学硕士与本科毕业论文北京卫视《档案》全集论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。
外包（Outsourcing）是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务,并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务.它是一个战略管理模型,在专业分工进一步细化的今天,企业为维持组织竞争核心能力,將组织的非核心业务委托给外部的专业公司,以降低营运成本,提高品质,提高顾客满意度.档案信息化业务外包就是档案部门在档案信息化建设的过程中,将档案信息化业务中的非核心业务交由外部力量负责,以降低运营成本、优化资源配置、提高效率、增强竞争力.
一、档案信息化业务外包的优势
1.降低档案信息化的成本
档案部门进行档案信息化业务外包,避免了档案部门在技术、设备上的大额投资,从而降低了档案信息化的成本.档案信息化建设对基础设备和应用系统要求很高,所以投入很大.借助档案信息化业务外包使得档案部门不用再投资购买,可以在一定程度上降低档案信息化的成本.另外,档案部门人手不足、人才匮乏,既懂档案专业知识又懂信息化的人才比较少.而外包公司人力资源充足,有专门从事信息化的工作人员,不仅可以解决档案部门人手不足的问题,还可以给档案部门提供新的理念和技术,间接地提高档案工作人员的技术,进一步降低了成本.
2.档案馆集中精力发展核心业务
人力、物力、财力的有限性是制约档案事业发展的重要“瓶颈”,通过外包可以让档案馆将档案信息化建设中事务性、程序性的工作交给外包商来做,档案部门从业人员则进一步从日常的琐碎工作中解放出来,集中精力在档案馆的核心业务上,从而实现了档案馆资源的优化配置,使档案馆真正建立起自己的核心能力并使其不断提升.在后保管时代,档案馆最核心的工作就是知识服务,档案部门应该努力做好知识服务,更好的为社会服务.档案信息化业务外包公司一般都有档案信息化领域的专家,不仅拥有一流的技术装备和高素质的工作人员,而且还拥有完善的管理体制,能够在各方面为客户提供高质量的服务,缩短信息化周期,从而在更短的时间更好地实现档案信息化.
3.提升档案馆形象
档案信息化业务外包是档案馆开放自己的重要标志.档案事业的发展是一个开放、动态的过程,必须走向社会、走向公众.档案馆的开放是一种综合性的开放,是从思想意识到档案馆工作允许他人参和的开放,档案信息化业务外包就是在档案馆开放过程中产生的.档案馆开展信息化业务外包,可以使档案馆在开放自己的同时,不断汲取社会力量、不断提升自己.通过档案信息化业务外包,档案馆和外包商建立了合作关系,外包商根据档案馆的需求进行档案信息化业务,促使档案信息化更好地实现,提升档案馆的服务水平,提升档案馆的形象.
二、档案信息化业务外包的风险
1.来自外包市场的风险
来自外包市场的风险主要表现在相关法律法规的不完善和外包市场的不成熟.完善的法律法规是档案外包机构依法开展服务的基本依据,是档案外包服务规范开展的重要保障.但是,目前国内还没有专门针对档案外包的法律法规,只有一些地方政府较为笼统的相关规定,这给档案信息化业务外包的进行带来了一些风险.另外,由于档案外包服务在全国各地发展的时间还比较短,现有的市场还缺乏合理有效的机制和规范,这也会给档案信息化业务外包带来一定风险.
2.来自档案馆本身的风险
第一,外包范围和外包商选择错误的风险.一方面,外包范围的选择错误.在档案信息化业务外包的过程中,首先要确定哪些档案可以进行外包,哪些档案不能进行外包.档案馆形成的档案中有一些机密甚至绝密的档案,这些档案可能涉及党和国家的秘密,档案馆在将档案信息化业务外包时,如果将密级相对较高的档案也纳入外包范围,极有可能成为风险隐患.另一方面,外包商的选择错误.档案信息化业务外包商的选择必需多方面进行考虑,外包商的实力和信誉尤为重要.但是,很多档案馆决定是否将档案信息化业务外包首先考虑的是外包成本是否低于自制成本,因而选择外包商时常以价格高低作为主要评判点,而忽视了外包机构的专业水平、业务能力、服务信誉等,造成潜在风险.
第二,档案人员自身学习能力下降的风险.由于档案信息化业务进行了外包,档案工作人员对档案信息化的关注度可能会降低,档案工作人员可能会产生依赖思想,认为工作已由外包公司来做,学习不学习都一样,从而降低了创新意识和学习主动性.随着时间的推移,档案工作人员可能会对信息化这一事物失去兴趣,回归到传统的工作中去.另外,档案馆的工作人员从实际工作中获得相关业务的经验、知识、技能可能会越来越少,还会造成档案馆对外包服务的评估能力下降或无法准确认识档案馆不断变化的需求.而且一旦和外包机构的合作终止或出现问题,将给档案馆带来管理风险,失去对档案信息化的控制,增加档案部门正常运转的不确定性.
第三,监督缺失的风险.一些档案人员以为,将档案信息化业务外包后,档案部门就可以不用再参和了,坐等工作完成进行验收就可以了.殊不知,正是这样的做法,使得外包的质量、进度等难以控制.
3.来自外包商的风险
第一,档案安全的风险.档案安全的风险包括档案实体安全的风险和档案信息安全的风险.一方面,在档案信息化业务外包过程中,档案实体必然经历出入库搬运、拆卷整理等环节,各类人员的接触、设备的接触、场地环境的变化等因素都有可能导致档案实体的损坏甚至丢失.另一方面,档案信息化业务外包过程中,由外包公司派人进行档案信息化建设,对这部分人员而言,被信息化的档案也就变得没有秘密了,给档案信息的安全性带来了严重的威胁.
第二,外包商信誉的风险.近些年,档案信息化外包业务迅速兴起.但是,由于缺乏严格的市场准入机制及备案登记制度,致使档案服务行业进入门槛比较低, 机构内部管理水平相对较差,专业技术水平较低.一些外包商由于业务繁忙或技术设备不齐全,会延迟交货时间、降低项目质量,妨碍了档案馆整个信息化规划的进行,这将给档案馆带来不可估量的损失.
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参考文献：
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