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人事档案是记述和反映个人经历和德才表现等信息的载体,是各单位合理用人、科学选人的重要基础.从这个意义而言,人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分.换言之,要合理配置人力资源,最大限度地实现人力资源的价值,提高员工工作效率和企事业单位的经济效益,降低人力资源成本,就必须不断完善人事档案管理.之所以如此,一方面,在人力资源管理中,要想真正做到知人善任、人尽其才,挖掘每个员工的潜力,发挥他们的最大效力,就必须首先掌握每一个员工最真实、最全面的信息,如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等.通过查阅员工档案,了解每个员工的全部历史和全部工作经历,从而预测其发展潜力,及时发现人才,从而使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力.另一方面,人事档案还为企业的一些重大决策提供了必要的依据.例如,绩效考核关系着员工的晋升和奖惩,决定着企事业单位对不同员工应该采取什么样的培训方法,给予多少的薪金等决策.在绩效考核中,需要有大量的考核记录作为依据.人力资源管理部门可以充分利用人事档案,对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析,作出相应的决策,从而保证企事业单位决策的科学化、合理化.另外,人事档案可以优化人力资源,实现合理配置.人力资源配置是提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径.人力资源并不是静止的,随着时间的推移,内外环境的变化,会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况.人事档案可以实现人力资源信息的共享,科学预测人力资源的需求,促进人力资源的合理配置,从而对其进行科学管理,充分发挥人才的作用,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,为企事业单位的发展合理地配置人力资源.
尽管人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用,然而,在现代人力资源管理中,人事档案的应用情况却不尽如人意.主要表现：第一,人事档案的作用逐渐弱化,在企业选才、用才、育才、激才、留才等方面,人事档案未能发挥重要作用；第二,近年来,个人信息内容失真现象屡屡出现,假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈,面对真假难辨的信息,人事档案管理人员往往无法进行有效的鉴别,只能被动接收信息；第三,人事档案缺少时效性.人事档案中的材料过于陈旧,都是对当事人历史的记录.在我国,人事档案通常是5年整理一次.因此,已经放入人事档案且超过5年的材料不会再进行审核鉴定,而新放进去的材料也只是一些考核登记表、工资表等程式化的东西,而真正反映当事人近期动态情况的材料少之又少,人力资源管理部门无法从这些档案中获取有价值的信息.
鉴于目前人事档案管理中存在的上述问题,我们认为,强化人事档案的功能,使之更好地为人力资源的开发服务,就必须从以下几方面入手：
一是充实档案内容,开发信息资源.在档案管理中,收集、补充档案材料是一项基础性的工作,同时也是不断丰富人事档案内容、提供优质服务、发挥档案作用的前提与基本条件.档案材料的收集和内容的充实,应本着有利于提高档案的使用价值,为促进人才成长服务的原则.同时,还应从现代企事业单位人力资源管理的需要和流动人员的特点出发,有针对性地充实档案材料,突出员工的工作能力、专长、业绩、任职、工作变动和诚信等方面的内容,彻底改变以往档案内容单一、空洞、雷同和失真现象,确保档案的全面、准确、动态和连续性.
二是规范档案管理,强化人事档案管理在人力资源管理中的作用.人事档案作为档案信息资源的重要组成部分,要有效开发档案信息资源,实现人事档案的价值,发挥其作用,就必须对档案进行规范化管理.流动人员人事档案具有主体广泛、职业种类繁多、档案内容繁杂的特点,因此在对其档案的管理过程中,应着重就档案材料的形成、档案审核、档案整理、档案保管和档案转递等方面制定翔实的规章制度和操作细则,加以规范运行,为档案的有效利用奠定基础.另外,随着现代制度的建立,市场竞争的日益激烈,人事档案管理工作必须转变观念,改变服务模式,把档案工作延伸到经济建设的最前沿,增强人事档案的真实性.在具体的管理工作中,应在原有基础上进行清查、核对人员信息,剔除无效、虚假信息,扩大存档范围,将个人可公开的信息分类储备,建立人才数据库,由专人动态管理,及时更新信息.对于较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息.传统的个人信息均为书面文字形式,信息内容较少,现代人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段扩展信息量,形成较为完备的信息管理体系和处理系统,为人力资源开发提供依据.
三是加强对人事档案管理工作的支持.档案管理现代化作为现代档案工作发展的必然趋势,往往离不开财力、人力和政策支持.要多渠道筹措资金,将档案建设经费列入部门预算,保障档案管理工作的正常运行.同时,要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入议事日程,制定档案管理工作发展规划,有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化.建立起完善的干部人事档案数据库系统,在注重保密的前提下,利用信息化技术,对档案进行合理、灵活地开发利用,充分挖掘信息作用,把“死”档案变成“活”资源,充分发挥其作用.
四是提高档案人员的业务素质,切实抓好档案管理人员的业务技能培训.通过开展各种与档案工作有关的法律法规、规章制度、行业标准等规范性知识的培训,以及档案管理各环节的實际操作技能培训,提高档案管理人员的整体素质.同时,档案管理人员应利用其他一切机会学习现代档案管理知识,以适应现代档案管理工作的开展.增强全社会的档案法制意识,为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的社会环境.
（作者单位为青海省红十字医院）
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参考文献：
1、 人事档案在人力资源管理中重要作用 [摘要]人事档案作为人才使用和管理的重要依据，而且在人力资源开发、预测及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越来越多的企业开始认识到人事。
2、 人事档案在人力资源管理上作用措施探究 摘要：人事档案是医院员工信息的载体，对人事档案进行科学管理，有利于人员的配置，以此发挥员工的最大潜力。因此，本文对人事档案的作用进行分析，并结合。
3、 人力资源开发和管理 摘 要：新时期经济市场的竞争日益激烈，人力资源的高效利用是提升企业核心竞争力的关键。加强企业人力资源管理，制定现代企业规章制度，充分挖掘员工潜能。
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