论文全生命周期管理中电子文件捕获工作实现是关于本文可作为生命周期管理方面的大学硕士与本科毕业论文客户生命周期管理论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。
摘 要：本文通过分析捕获的内容、时机、方法和过程,明确捕获定义的内涵和外延,结合国家标准研究捕获的功能,提出捕获协议的概念,将捕获的内容、时机、功能等在捕获协议里加以明确约束,以此作为捕获接口的需求指南,以便捕获接口具有最大程度的开放度和适应不同立档单位的灵活性.最后以实际案例提出几种捕获接口的实现方式,提出文件生成系统和ERMS均应以XML为标准格式、以Web service构建捕获接口.
关键词：全生命周期管理电子文件管理捕获
Abstract： By analyzing the content, timing, meth? od and process of capture, the paper defines the con? notation and denotation of capture. Based on the re? search of national standard, the paper proposes the concept of capture protocol, and clearly defines the capture of the content, timing, function, etc. in the cap? ture protocol. The capture protocol serves as a guide to capture interface requirements in order that the cap? ture interface has the greatest degree of openness and flexibility to adapt to different units. Finally the pa? per proposes several practical methods of capture in? terface, and presents that the file generation system and ERMS should take XML as the standard format and build the capture interface with web service.
Keywords： Life cycle management； Electronic re? cord management； Capture
數据捕获最初是计算机学科术语,意思是利用一种装置,将来自各种数据源的数据自动收集到一个装置中.随着电子文件研究深入,“捕获”被引入到档案界,并成为电子文件的术语之一,捕获工作则成为电子文件管理实现前端控制的重要环节.
一、对捕获（capture）概念的理解
档案行业标准《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014,以下简称《基本术语》）将捕获（capture）定义为“对电子文件及其元数据进行收集和存储的方法和过程”,[1]行业标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009,以下简称《元数据方案》）定义捕获为“适时获取电子文件及其元数据的方法和过程”,[2]国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》中的（GB/T29194-2012,以下简称《通用功能要求》）捕获（capture）是“按照既定要求将电子文件及其元数据纳入ERMS加以管理的过程”.[3]这三个标准的定义共同点是捕获对象均为电子文件及其元数据.然而,由于三个标准关注重点不同,还是有很多方面不尽相同.
(一)捕获时机
《元数据方案》增加了元数据这个捕获对象,是站在元数据管理的角度做出的改动.因为电子文件可以实时,元数据则贯穿于电子文件全生命周期,需要在全生命周期中进行捕获,难以做到实时获取,可能要在文件捕获后补充,该标准用“适时”这个看似准确实则模糊化的词语,便于各档案部门根据自己管理实际来确定什么是适合本单位的适时.
《通用功能要求》提出“按照既定要求”,[4]进一步模糊化,不仅仅包含时机,更能涵盖更多信息,给档案人员留下更多的操作空间.“按照既定要求”,说明捕获前一定要明确捕获对象、动作、时机、方法等,这些捕获内容应和电子文件管理系统（Electronic Record Management System,简称ERMS）的保存规划相关联.捕获对象、动作、时机、方法可以根据档案部门实际工作流以及所用系统而不同.
《基本术语》增加了捕获对象“元数据”,同时删除了“实时”二字.应该说,作为概念,这样的定义适用面最广.
就文件生成系统的捕获而言,实时捕获电子文件及其元数据是最好的选择.一份电子文件在文件生成系统中一旦生成,其相应元数据同时生成,这时不论其是否办理完毕、是否退出现行,均按照既定要求进行捕获.
(二)捕获动作
这几个标准使用了“收集”“存储”“获取”“纳入ERMS加以管理”等动作.按照《基本术语》,捕获定义中的存储是指以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程.[5]从这个定义看,捕获不仅是捕捉、获取,还有保护、管理的内容.“纳入ERMS加以管理”,纳入ERMS是捕捉、获取,“加以管理”就又有了管理的含义.
就文件生成系统的捕获而言,捕捉、获取（或收集）是恰当的动作,其他管理动作在ERMS中有相应的功能来实现.捕捉、获取是顺序的动作,捕捉要求文件一旦在系统中生成,就应该进行捕捉.即使不是实时而是适时,也应该通过生成系统的审计跟踪功能进行文件固定以留待适时的捕捉,避免文件流失.
同归档一样,获取有逻辑和物理两种方式.逻辑方式是指获取文件的存放路径,通过指针指向文件.这就要求生成系统审计跟踪功能具有审计甚至禁止更换文件存放位置的功能,这也是前文认为实时捕获比较合适的原因,待归档时再实施物理归档.物理方式是指捕获时获取文件本身及其相应元数据,文件生成系统依然审计捕获的动作并记入日志.这种捕获对于文件收集归档来说最好.
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