论文论办公自动化系统对文书档案管理工作影响是关于本文可作为相关专业文书档案管理论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文文书与档案管理试题论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
【摘 要】文书档案是档案管理工作的重要组成部分,它记载经济社会发展的历史过程,客观地反映着依法行政和公务活动的过程和成果.本文探讨了应用办公自动化后对文书档案管理工作带来的影响.
【关键词】文书档案管理；办公自动化系统；工作效率；档案利用
文书档案是档案管理工作的重要组成部分,它记载经济社会发展的历史过程,客观地反映着依法行政和公务活动的过程和成果,同时也详细记录着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的来龙去脉.随着改革的深入,对档案工作的现代化提出了更高的要求,需运用先进的技术和设备、科学理念、组织方法,对档案管理工作进行有效管理,使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益.文书档案管理工作采用办公自动化系统,使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化,以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要,是社会发展的客观需要,是档案管理工作发展的必然趋势,也是文书档案工作的新课题.
一、提高文书档案管理工作效率
以往的文书档案管理工作,较多依赖于人工的手动操作,对人员的档案管理素质要求较高,需要用笔规范、耐用,字迹工整、清楚；分类、统计准确无误,归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节,这样的档案管理工作又费时,又费力.引进计算机处理相关工作,实行办公自动化,通过信息化技术和方法的应用,加强档案信息资源的合理配置和科学管理,运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存,在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中,工作有序快捷地开展,从而大大提高了办公效率.特别是在复杂的档案管理工作中,尤为突出,例如,基建档案的管理工作,要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容,区分保管期限组成案卷,且每个工程项目的文件材料要保持成套性,这样对文书档案管理工作的要求极高,要全面、及时、完整,就需要做大量的工作,人工收集整理费时费工,耗时耗材,引入自动化系统,则方便快捷,利用电子文件非实体归档的特效,用计算机网络技术,很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务,实现随时办结随时归档.
二、提高档案利用工作的效率
档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段.目前档案利用的基本途径是：提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品.档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等.由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体,大部分的资料长期仅能存档于文件柜中,查找和使用极其不方便,给档案利用工作带来了诸多的不便之处,大大限制了资源的相互交流.在应用办公自动化系统后,文书档案资料可以脱离原载体,可根据不同的需求自行选择相应的储存介质,比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等,这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能,从而可以更好地用好、用活、用透资料,使文书档案资料的价值得以更好地体现.
三、保障文书档案资料安全性
传统文书档案资料以纸张为载体,在档案保存和利用的过程中,档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化,比如变色、强度下降和化学性质变化.纸质的文书档案资料不利于环保节能,保存档案资料时占用地方,特别是小心保存的同时还不能保障完全的安全,纸质的文书档案资料极其容易受到保存环境的影响,比如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,会发生水解和氧化反应.在《档案法》中从法律角度明确了档案保管工作的职责和内容,《档案馆建筑设计规范》中也对档案馆的库房建设提出了具体要求,可见保管档案对基本物质条件有相当严苛的要求.在实际操作中,稍有不慎,在文书档案管理的工作过程中,就可能发生不可挽回的损失.实行办公自动化后,文书档案的管理介质有了较大的提升,这类新载体的优点是存、读方便快捷,便于携带,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具备可修复性,具有很强的稳定性,复制容易,交流方便等.
四、加速文书档案资料传递
在传统文书档案管理工作中,文件传递主要依靠邮政系统,传递时间较长,安全性较低,传递费用较高,而且还在较大程度上受距离、天气、运输条件等因素的影响,给档案资料的传递工作带来了一定的困难.文书档案管理应用办公自动化后,基于电子政务网,在国家综合档案馆和机关档案室部署相互连通的电子档案管理系統,使用其在线接收功能实现电子档案接收进馆,方便快捷,且安全可靠,大大提高了档案资料传递的速度和安全性.
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参考文献：
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