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我国城市化发展十分迅速,不动产管理在我国越来越受到重视,如何将数字化技术应用于不动产档案管理是不动产管理机构和部门面临的重要任务.不动产档案管理部门要搭建数字化、信息化的管理平台,构建健全的档案管理体系,提高房产档案资料的使用率,充分发挥其应有的价值,为不动产交易和管理提供科学的依据.本文首先对数字化不动产档案管理的概念和特点进行分析,指出了不动产档案管理数字化存在的问题,提出了构建数字化不动产档案管理模式的有效措施.
信息技术与数字化技术在各行各业中的应用十分广泛,我国社会进入转型期,已经步入知识经济时代,科技水平的稳步提升,使我国对不动产管理提出了更高的要求.档案管理作为不动产管理的重要组成部分,要采取科学高效的管理方式提升档案管理的质量,数字化技术就是一种高效科技,将其运用于不动产档案管理中,有助于提高管理效率,转变原有的档案管理方式,创新档案管理形式,促进档案管理与时俱进的发展.
一、数字化不动产档案管理的概念及特点
1.数字化不动产档案管理
数字化不动产档案管理主要是指利用数字化技术实现对档案的高效管理,从档案的收集、整理、编号存档、档案的提取和应用等过程,实现数字化的管理效果.数字化档案管理主要体现在档案收集及整理过程,使用计算机网络系统检索档案信息,可以很快搜索到需要的档案资料,数字化技术的应用可以提高档案管理的质量和效果,节省大量时间和人力,构建数字化平台是不动产管理中心应选择的科学方式.
2.数字化不动产档案管理的特点
利用计算机网络技术.不动产主要指的是房产资源,在房产档案管理中,数字化主要是指借助计算机网络技术等优势,创新档案管理方式,提升档案管理质量和效率,这与传统档案管理存在较大的差距,体现出现代档案管理的优越性.
运用数字化储存技术.数字化不动产档案管理的一个突出特点,主要是指采用数字化存储技术提高档案管理水平,利用数字化技术将档案进行电子化归档,电子档案和文件便于存储.其次,数字化技术有助于档案资料的长期存档,不会像纸质档案害怕虫蛀和腐蚀,还有一些图像、视频、影像资料便于保存.
使用网络系统检索信息.与传统的不动产档案管理方式不同,数字化档案管理要建立网络平台,利用计算机技术实现档案资料的检索,便利查找和查阅档案,用户输入关键词就可以搜索到相关档案资料,进而提升档案资料查询效率.
二、数字化不动产档案管理存在的问题
我国不动产档案藏量大,管理难度较大.目前,不动产档案呈现分散的特点,档案整合需要大量的人力资源,要消耗大量的办公耗材和用品,且人工操作难度大,要消耗大量的时间.政府部门不动产档案管理是有关部门十分重视的工作,利用数字化技术可以提升档案管理的效率和质量,建立科学的数字化管理体系.近几年,随着城市化进程的加快和房地产行业的发展,不动产档案数量和规模逐年扩大,档案覆盖各行业各部门,不同地区的档案管理方法存在差异,档案管理难度较大.
企业兼并时档案管理空缺.当今社会中,不动产数量较多,因此,档案管理面临一定的难度,不动产档案管理技术不断与时俱进.企业要加强讨论和分析,要考虑数字化档案管理的重要性,要利用高科技提升档案管理效率,发挥大数据和数字化技术的优势,加速档案资料的传输与共享.总之,要贯彻执行我国相关法律法规,积极整合各种资源,促进档案管理顺利进行.企业在兼并时不动产产权等会发生变更,要及时做好档案资料的更新,要做好档案的收集和处理.
档案管理效率较低.不动产档案收集到处理是一个复杂的过程,涉及多个部门,不动产档案管理要实现数字化管理模式,我国要依据现有的情况,不动产管理机构和部门要加大投入,筛选相应技术成果,构建完善的不动产档案管理体系.要从企业的实际情況出发,将散乱分布的档案资料收集起来,脚踏实地做好基础管理,利用数字化技术实现档案管理水平的提升,目前,不动产档案管理存在的最显著问题就是档案管理效率较低,因此,数字化技术的应用势在必行.
三、数字化不动产档案管理的有效策略
树立数字化档案管理观念.首先,要建立正确的观念和意识,要完善数字化档案管理体系,构建数字化档案管理平台,充分发挥现代技术的先进性,发挥网络系统的便捷性与时效性,重视不动产档案管理工作.提升档案管理人员的管理意识和责任意识,提高其数字化素养,提升员工的专业管理水平,熟悉数字化设备操作,为档案管理工作奠定基础.
提高不动产档案管理信息化建设水平.要将信息化技术与数字化技术与不动产档案管理有机融合在一起,运用网络技术和计算机技术,实现信息化建设,促进规范化不动产档案管理机制的建立.首先,要人工录入档案资料,将纸质档案资料转化为电子文件和资料,对数据和信息进行科学分类,建立档案目录,对档案资料进行分类存储,便于后期的档案资料的查找和浏览.其次,要完善网络设施建设,建立信息化平台,进而促进档案资料的快速传递和共享.
建立不动产档案数据库.数字化不动产档案管理要以网络平台为基础,利用计算机的技术优势,利用网络空间的功能,提高档案管理的质量和效率.要建立不动产档案管理数据库和信息库,为档案信息的传递和共享提供纽带和桥梁,便于档案信息的存储和提取,同时为城建部门和不动产管理部门提供原始的依据和资料.各地区要将当地的不动产资料都纳入到数据库和信息库,对数据和信息进行分类,做好新增数据处理.
加强数字化设备的管理.数字化不动产档案管理要依赖于数字化管理平台,因此,要注意做好数字化平台的维护,做好计算机等设备的维护和管理,保证档案管理室和机房的干燥,温湿度掌握在一定范围内,做好线路管理,定期检查配套气体灭火自动消防系统,加强档案资料的安全管理.
总之,为促进不动产档案管理,要充分借助于现代技术,创新档案管理模式,利用数字化技术的优势,提高档案管理的效率和质量,要建立科学的管理观念,提高管理人员的素质,推动数字化不动产档案管理工作水平的提高.
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参考文献：
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