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[摘 要]企业通过创新管理理念,运用先进的信息化手段,从科研能力、研究方向、课题规模、科研经费及科研产出等方面进行顶层设计,以实现科技项目从孕育、申报、立项,到经费管理、变更、中期检查,再到结题、归档、成果管理等的全过程信息化管理,有效提升科技研发管理水平.
[关键词]项目管理；科研管理；信息化；科技创新
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.025
[中图分类号]F273.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-00-02
0 引 言
近年来,北京矿冶研究总院按照《2006-2020年国家信息化发展战略》要求,以及国务院国有资产监督管理委员会《关于加强 企业信息化工作的指导意见》,部署实施了科研管理信息化发展计划.以科研计划及其执行管理为核心,综合运用创新的管理理念和先进的信息技术,对全院科研行为进行全方位、立体化、多角度管控.
科研管理信息系统的成功实施,对于规范科研管理流程、降低管理成本、提高管理效益至关重要.纵观本次信息化项目从规划到实现的全过程,有4个要素是决定系统成功实施的必要条件.
1 明确实现目标,量化任务指标
依照现代项目管理理论,北京矿冶研究总院要完成从“目的”到“指标”的逐步细化,即明确推进信息化的目的是什么,进一步具体到系统要实现的目标是什么,再细化到本次要完成的量化任务指标.
北京矿冶研究总院通过目的—目标—指标“三步走”,最终量化了科研管理系统的建设任务,实现从项目申报、立项批复,到合同管理、经费管理、中期检查,再到项目结题、归档、成果管理的全过程管理；采用先进的工作流引擎技术,实现网上审批功能.科技管理部门能够全面掌握项目基本信息,如项目实施进度、经费支出和成果产出等.课题负责人对所负责项目进行过程精细化管理,统一管理,分级授权；和其他信息系统互联互通,实现资源共享.
2 全面整合统筹,加强科学规划
科研管理信息化是一項复杂的系统工程.信息系统的有效实施,首先需要各级领导的理解和支持,“一把手”的重视是科研管理信息化工作顺利实施的重要前提和保障.其次,统筹安排、充分调研、科学规划,是科研管理信息化工作顺利开展的重要保障.
为加快北京矿冶研究总院科研管理信息化建设和升级的步伐,院领导高点站位,始终坚持以信息手段助推科技创新,明确以信息化建设带动办公自动化和科研管理现代化的工作思路,成立了以院领导班子带队的“院信息化领导小组”.立足实际需求,对北京矿冶研究总院科研管理工作相关问题进行深入的研究分析,充分听取各职能部门、研究所和子公司的意见、建议,统一部署、合理规划.按照科研管理工作分工,将科研管理信息化工作分为3个主要业务板块,分别为项目管理、条件平台、成果管理.
各业务板块既有分工,又相互关联,特别是项目管理贯穿科研管理工作始终.科研项目管理信息化设计是否科学、合理,关系着科研管理信息化工作的成败.为此,北京矿冶研究总院以科研项目管理为主线,加强人员和资源配备,梳理了科研项目管理各环节的审批流程、设置管理权限,明确开放共享数据信息等,从科研能力、研究方向、课题规模、科研经费和科研产出等方面进行顶层设计,确保科研管理信息化有序推进.
科研项目管理的重心在于研发项目中的计划制订、执行和跟踪.通过信息化手段,各级科研管理人员能够对项目进行实时规划和监控.和此同时,系统对所有中间数据进行记录,实现了技术研发生命周期数据的全过程管理,确保研究工作按期、保质交付.
3 运用先进技术,释放卓越功能
3.1 先进的技术构架
在业务梳理清楚后,信息化的实现方式和技术落地是软件厂商的主要工作.而检验软件厂商是否有能力完成技术实现任务的方法包括：①对业务的理解能力,是否有过类似的系统开发经验；②软件厂商提供的“科研管理系统”产品是否成熟、稳定、易用；③产品技术架构是否先进,能否适应业务不断调整的需要.
基于以上3点,从科研管理系统的技术先进性、稳定性、易用性及易维护性4个方面综合考虑,北京矿冶研究总院和软件厂商一起决定采用J2EE作为整个平台的架构技术,基于Browse/Server结构,使用目前主流的3大框架（Struts + Spring + Hibernate）作为整个系统的技术架构,搭建整个科研管理信息系统.其系统体系结构如图1所示.
从图1来看,可以把整个系统抽象概括为“一个门户、三个体系、五个层次”.“一个门户”,该门户将采用J2EE技术实现统一的安全访问策略,为各级用户提供方便、安全的信息集成服务,实现“单点登录、全网漫游（在多个系统间无缝切换）”.“三个体系”是指,标准规范体系、安全保障体系、运行管理体系；“五个层次”是指,基础设施层、数据系统层、系统平台层、应用支撑层和综合应用层.这样的模块化结构设计带来的好处是：便于功能扩展；便于和其他系统接口.
3.2 系统功能设计简述
科研管理系统实现了对科技项目的全过程管理.该系统的主要用户包括科技管理部门（科技发展部）、科研人员（项目负责人、项目参和人）、科研助理及其他管理人员,并通过以下5个子系统实现.
3.2.1 项目申报管理
项目申报管理主要针对纵向课题的申报过程,包括指南信息发布、项目申报、内部审批、批复下达等功能.项目申报管理中科技发展部在申报指南中添加项目批次信息,项目负责人通过内部申报、领导审批及项目的批复下达等重要流程建立网上统一的规范,方便项目负责人及各级领导随时进行项目申报情况的浏览.
3.2.2 合同管理
合同管理主要功能包括合同申办管理、合同审批、合同台账管理,以及在此信息基础上的统计分析、查询.合同管理的目的是通过网络手段将合同信息结构化、电子化,使合同信息管理更加及时有效,统计分析更加灵活方便.由负责人将合同基本信息进行添加,在系统中进行合同的审批,并进行合同执行各个节点的监督,形成实时的合同台账,供不同权限用户管理、查看.
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