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摘 要：随着国家对档案工作的逐步重视,越来越多的人员迈入档案管理工作.而随着档案信息化进程的逐步落实,新进档案人员应该尽快适应档案的信息化管理工作,工作中要务实、善于学习、倾听、沟通,踏实的以最崭新的面貌来开展档案工作.
关键词：新进人员；信息化档案；适应
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）20-0142-02
档案工作是国家的一项非常重要的工作,关系着很多人的前途和命运.而高校管理人员面对的是学校里的老师,彼此之间需要更多的尊重.
此外,根据国家的要求,目前档案信息化已经成为一种必然,作为一名新进档案人员必须尽快的适应档案的信息化管理工作,才能适应国家对档案工作日益增长的要求,以便开展后续工作.
1 工作务实
高校档案管理人员服务的对象是教师,而且档案工作事关教师的切身利益,在跟教职工交流沟通工作时要注意彼此讲话的身份,工作交流中要敢于讲真话,讲实话,多讲问题和政策,才能更好的把工作做好.工作踏实,就要求不能凡事找借口,应该找方法,找问题,才能更好的服务于人.而要做到服务于人,对人就要耐心热情,不可能每件事都顺心顺利,就要学会包容和体谅.工作严谨,但不失活泼.
档案工作是一份需要沉得下心的工作,目前虽然很多高校已经实现了数字化,但这仅仅局限在其他人员在阅档时的方便快捷和安全,但作为实际管理档案的人员,日常的档案工作往往还是些实际的纸质文书工作,过程枯燥,需要耐心.档案材料有些年代都非常的久远,很多都发黄了,一些纸质都发生了氧化,档案室内的味道大,需要经常的通风.
为了能更加长久的保存档案材料,应该将保持温度和湿度这项工作日常化.档案盒长久的放置在柜子中,很快表面就会布满灰尘,最好是每隔一段时间就进行一次整理.同时这类材料在进行电子扫描的过程中需要更加小心,妥善的保管.这样的工作环境更加需要档案人员的工作态度踏实,沉着稳重.
日常的新入档文件需要在原始的数据基础上进行扫描,之后放入档案中,这种数字化的档案管理虽然优点很多,但也给档案人员带来更多的工作,对新进档案人员的工作提出了更高的要求.
此外,为了保障信息化档案工作的正常进行,需要在档案室添置一些必要的仪器设备.
档案材料的转递也是一份非常仔细耐心的工作.日常的增加材料,比如每年的考核材料、工资材料,都需要及时地放入档案中.而在放入档案之前,需要经历转递人转递登记,档案室内二次登记,将材料放入每一位老师的档案中,档案材料分类、打孔、登记入目录等一系列过程.
2 善于学习
作为一名新进档案管理人员,必要的适应阶段是应该有的.同样的不管是哪行哪业,在初入时期,都需要一个适应的阶段.新进入一个行业,如果本身不是专业人士,很难马上高效地开展工作,而且在工作中会遇到更多的困难和麻烦,有些情况甚至是你根本不知道这是困难,更不要说能够解决了.当真正的遇到具体情况,就无法及时有效地应对.为了能够更好的适应,在这个适应的阶段就要求能够好好的学习.
2.1 学习政策
学习政策是一种极为方便而且准确的方法.在对新岗位不了解时,跟同事朋友不熟悉时,最好最快的学习方法就是研读政策和法规.
要更好的了解一个行业,首先应该知道这个行业的规则.新进档案人员学习跟档案内容相关的政策、法规,这样才能减少错误,最快的了解这个行业,制定更好的工作计划.而政策和法规一般是单位里必备的存储材料,很容易获得,也就更有利于新进档案人员进行学习.
政策法规不应该死记硬背,应该在学习的过程中,多多进行比较.可以按照时间的逻辑顺序进行排列,这样就更加有利于理清头绪,也更容易进行比较.
比如最近几年的档案政策和之前有哪些方面的不同,这些不同的原因是什么,要从深层次考虑.而比较的另一个收获就是能够比较清晰的定位档案材料的分类方法和更改方法,便于查找和改进.政策的内容是非常枯燥的,想要深入下去,就需要采取一些措施.比如给自己制定一个计划,最近一段时间开展某一个方面的档案整理,这样在工作中,一边整理一边学,整理了之后就能够进一步的了解和懂得档案工作的开展方法.
2.2 学习经验
经验是需要长久的工作过程才能够获得的财富,一般新进档案人员很难在开始就对档案工作有什么具体的经验.在这种情况下,就应该跟周围的同事、前辈多多请教,多多学习.对于一个谦虚诚恳的求知者,大部分人都会对其进行详细的讲解和释疑.这就要求在询问的过程中,新进档案人员的态度要真诚,对待同事要热情、大方、和善的人总是拥有好的人际关系.从前辈那里学习来的经验要实际的在工作中运用并掌握,这样才能将别人的经验变成自己的经验,更好的独立开展工作.
作为高校的档案管理人员,除了单位的前辈外,还要拓宽思路,学习兄弟院校的经验做法.这样才能够开阔思路,创新的开展工作.根据不同单位的情况,有的学校的档案管理人员从事档案工作超过25 a,可以说是一生都在从事档案工作,这样的专家可说是可遇而不可求,就像是医院的门诊专家一样,见识过非常多的疑难杂症,给出的分析也是透彻清楚.而一些高校,可能由于人员流动大,情况复杂,很多档案人员比较频繁的更换,这是不利于档案工作的开展和传承的,也使得很多高校的档案工作并不尽如人意.遇到这种情况的新进档案管理人员,如果能够和兄弟院校的档案人员常沟通,就能弥补这方面的缺失,保证档案工作的顺利开展.当然为了安全起见,尽量使用电话沟通.
2.3 学习方法
学习一些具体的经验之后,要善于总结方法.工作完全凭借蛮干是无法达到很好的效果的.总结方法需要一定的时间和工作的量,这就要在开始的时候不怕苦,不怕累,增加了工作的量,慢慢的就会在劳动中进行总结.
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参考文献：
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