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关于档案数字化论文范文 档案数字化和数字档案工作与相关论文写作参考文献

分类:硕士论文 原创主题:档案数字化论文 更新时间:2024-02-14

档案数字化和数字档案工作与是关于本文可作为档案数字化方面的大学硕士与本科毕业论文档案数字化论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。

摘 要:本文围绕福建院档案数字化及数字档案工作現状及发展与展望,特别对实际工作中相关设施装备、管理机构和人员、管理制度及标准制定等进行了一些思考与设想.

关键词:档案数字化;数字档案 ;电子文件;电子载体

一、前言

福建省电力勘测设计院(以下简称福建院)信息化建设起步较早,已建立了设计项目全过程管理系统《设计院管理信息系统平台》、《OA办公系统》、《档案管理系统》等,随着院业务的扩展和信息化的发展,院对档案资源收集和管理提出了更高的要求,希望利用更先进的信息化手段建立数字档案馆,实现档案资源的自动收集、档案资源的规范管理、借阅和利用,更好的为设计人员服务.福建院数字档案馆按照中国电力规划设计协会发布的《数字档案馆建设指导意见》的架构要求构建一套数字档案馆系统,充分整合、发挥院的资源,实现图档资源的流程化、网络化、自动化、智能化、规范化管理,实现档案资源的互相利用,互联互通,重点解决数字档案和传统档案等的归档和管理利用问题,实现档案资源的“可收、可存、可管、可用”,提升档案资源的再利用价值和创新能力.福建院数字档案馆建设历经方案评审、需求分析和软件开发、调试运行阶段后,计划今年投入正式运行并通过达标验收.本文围绕福建院档案数字化及数字档案工作现状及发展与展望,作了一些思考与设想.

二、问题提出

一是福建院数字档案馆建设后续工作内容.在数字档案馆实施后,福建院数字档案馆建设后续工作,即馆藏档案数字加工也是档案数字化建设的重要内容.按照“抢救优先、利用优先、逐步扩展”的原则,开展馆藏档案数字化工作,丰富数字档案馆馆藏,这是今后相当长一段时间内福建院的工作重点.

二是院三标外审时,关于底图存放不合格引起的思考.在院三标外审检查时,外审专家指出:底图不能折叠保存,应摊平存放.针对这一不合格项,我认为,就福建院目前底图库房空间和存放柜,要做到此需购置专门的存放柜,并增加存放空间,这将耗费大量人工和资金,对此我们斟酌再三.主要原由:一是数字档案馆实施,底图纸介质将大量减少,甚至取消;二是档案数字化后即使存放底图,也只是短期,不会永久保管,短期折叠存放不会造成破损;三是库房空间和设备应为电子载体存放做准备,不应过多考虑或停留在早期档案存放方式上.因此,档案人员和预算安排应考虑有助于今后档案数字化建设.

以中电建领导到福建院进行档案工作评价为契机,认真总结,分析存在的突出问题,找出短板,提出措施,自我提升,促使档案工作出亮点、上台阶、更好地为本企业提供高质高效的档案服务,提高档案工作规范化、 制度化、科学化水平.

三、问题思考

一是设施及装备.目前,福建院还没有存放电子载体的专门场所和设施,特别对信息中心存储介质安全、专业的保管最为迫切.档案库房应考虑能存放电子档案载体,能防止电磁辐射、控制温湿度、防止灰尘、防止机械振动、防止光线(特别是紫外线)和有害气体影响等;建立电子档案异地备份中心,电子载体要异地备份保管;档案人员要注意电子载体操作使用规范;加强库房日常维护管理工作.数字档案装备如电子文件存储介质要选择合格载体,配备存放电子文件的光盘、磁带、磁盘、U盘,及存放架、存放柜等,按照存储介质的寿命,定期开展更新,即在存储介质寿命到期或其配套设备、技术过时之前,将电子文件及时转存到可以正常读取的新的合格载体上,载体更新将始终伴随着电子文件生命周期全工程.

二是档案工作机构和人员.设立企业数字化档案管理机构,企业领导分管数字档案管理工作.对档案中心岗位职责作适当调整,档案人员素质应满足档案数字化的需要,配备具有档案管理、计算机、企业经营管理等相关知识和技能的档案工作人员.

三是管理制度.要建立档案数字化的相关管理制度.制定人员岗位职责;制定库房、存放设备的规范及管理办法;建立电子载体保管制度;制定数字档案检索、借出及下载权限规定;制定各类档案整编规则.同时,制定要求相关部门及岗位承担的职责,如信息中心相关制度,要求提供备份服务器等应急备份系统,要求每年院提供应急预算费用,要求数字档案馆的日常管理工作由档案中心负责,与数字档案馆相关信息系统的维护由信息中心负责.

四是标准.档案管理标准要遵循国际标准、国家标准、行业标准等.福建院作为企业要建立符合这些标准的本企业标准体系,如数字档案项目编号及产品文件管理标准;归档电子文件整理规则;电子归档文件档号结构和编制要求;归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目标准;归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求;电子文件归档电子载体技术要求和应用规范等.发布的标准要准确、详细,便于检索.

五是馆藏历史档案数字化.福建院建院至今,积累了大量的档案资源.福建院馆藏历史资源数字化建设,主要是工程档案(含底图档案和原材档案),还有文书档案、合同档案.福建院在档案信息化建设初期就做到到了院领导的大力支持,历年都有专门资金进行档案信息化保障.从2008年起院档案中心就开展工程档案(底图)专人扫描工作,迄今为止完成变电、线路、发电等工程的大量历史图纸扫描.但是,馆藏剩余历史档案,如历史图纸、文本等扫描还需继续投入人员、资金、时间.馆藏历史档案数字化工作外包已经是许多企业的通用做法.数字化外包工作应充分的评估,要进行科学的管理,应考虑如何管控数字化外包,避免各种风险,应建立工作流程监测机制,档案人员要施以必要监督和指导.经费预算是外包加工的重要环节,要准确估算好历史档案数量、工作量、投入资金并合理使用.在外包合同洽谈时要明确质量要求和验收标准.在外包时,应事先制定数字化技术标准、操作规程、管理制度等依据性文件,来保证原始档案的安全、保密,完整、有效地接收加工成果,并做好多套备份,最后要做好外包方面数据彻底清除和销毁工作,保证档案数据无遗漏、不流失.

四、问题解决设想

总结:本论文为您写档案数字化毕业论文范文和职称论文提供相关论文参考文献,可免费下载。

参考文献:

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