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关于行政助理论文范文 秘书实用手册和行政助理和秘书手册对比相关论文写作参考文献

分类:毕业论文 原创主题:行政助理论文 更新时间:2024-01-18

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【摘 要】本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》和国内出版的《秘书实用手册》进行比较,以便通过了解域外经验,为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴.

【关键词】行政助理和秘书手册;中外;对比

一、一般性介绍

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来,取得了不少成绩,出版了不少相关研究成果,为我国秘书和行政助理的相关从业人员提供了切实的指导,但是相对于西方发达国家,我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距.本文选取两本主题和体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理和秘书手册》进行比较,具体呈现两本书的异同和优缺点,以求达到他山之石以攻已玉的效果.

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少,目录的设置往往介乎于秘书学教科书和秘书工作手册之间.这些相关手册中,著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的,比较权威,使用范围比较广,而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材.因此,笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表.英文原版的《行政助理和秘书手册》自1995年出版后,已连续修订了五版,最新的为2014年版.不过因条件限制,笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版.此书虽离现在已有7年时间,个别内容(比如办公设备和电脑部分)和时代有点脱节,但其他方面的内容并不会脱节太多,所以可以选择用于比较.粗略地看,《秘书实用手册》和《行政助理和秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面,包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等,结构较为相似,涵盖也都比较全面.

《秘书实用手册》是一本辞典和手册相结合的手册,概念解释和定义以辞典式写法编排,工作实务以手册式写法构成.全书分为十个部分,分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等.美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备和电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成.整体来说,这本书是以大主题为基础,小标题为着眼点,具体解析每种事务之下的各个步骤,并对各类事务的注意事项进行总结和提醒.这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性.虽说粗看这两本手册都不错,且各有千秋,但若仔细阅读比较,却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题.

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

和《行政助理和秘书手册》比较,《秘书实用手册》大致存在八方面的不足.

(一)受众对象较为单一,职业覆盖面狭窄.《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学和研究工作者提供帮助和指导,但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的,针对公司、企业秘书、助理的内容比较少.无疑,非党政机关秘书工作者,就难以从该手册中得到有效帮助.由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家,所以《行政助理和秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理,但是其内容却适用于各领域秘书助理,所以相对来说,美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广.

(二)内容设置过泛、过于庞杂.从另一个方面看,《秘书实用手册》的内容又好像太过全面,既有秘书学理论,又有工作实务指导.但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书,秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法.全部内容都列入到一本手册中,这就不像实用手册,而像“常用语大全”了.而再反观《行政助理和秘书手册》,只包含非常实用具体的秘书工作内容和指导,并无多少理论、历史知识之类的内容.

(三)实用性比较欠缺,理论和实际有些脱节.手册,在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思.根据《汉典》,手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书,或者是专门用于记录某一方面情况的本子”.如果一本手册让使用者看了之后却发现和实际工作或实际情况联系不紧密,或者只知大致步骤却不知如何实际操作,那么手册的指导、帮助性就会大打折扣,而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足.

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的,但具体陈述的却主要是概念,缺少对实际具体工作的明确指导,显得比较空泛、实用性差.譬如在这本手册中,怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明和指导,却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒.又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求,即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等.但是,类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题,该书都没有提及.假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦,想从该手册中得到及时有效的帮助,恐怕就会落空.而相较之下,《行政助理和秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况.比如旅行社一般都会留有多余的房间,所以要提前联系好一家关系良好的旅行社,以便在紧急情况下向该旅行社订购房间.再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等.

(四)文字陈述多,具体流程性介绍不够,图例更少,缺乏直观性.《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述,工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略,不够细致;至于图表展示法使用得就更少了,缺乏一目了然的功效.而《行政助理和秘书手册》,不仅细节指导详细,而且往往附有直观性的图表展示.比如对邮件的处理,该手册就先简单解释邮件的作用,然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示.同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件,哪些公司比较可靠.该手册对信件制作环节一步步地进行详解,包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等.同时提醒,如果是要寄大件的东西,怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了,应该怎么做.本节的最后,编者还列出了一个清单,以便读者检查是否有所遗漏.这样细致且富于程序性的指导,无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作,大大提高工作效率,减少出错的机率.

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参考文献:

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